Adiantamento de despesas para colaboradores: como controlar e prestar contas

Em viagens e eventos, é comum a empresa adiantar dinheiro ao colaborador. O problema vem depois: quanto ele já gastou? Quanto sobrou? Quanto a empresa ainda deve?

O ciclo do adiantamento

1. A empresa entrega um valor ao colaborador (por exemplo, R$ 500 para uma viagem).
2. O colaborador gasta e comprova cada despesa.
3. No acerto, a empresa compara o que foi adiantado com o que foi comprovado.
4. Se gastou mais, a empresa paga a diferença. Se gastou menos, o colaborador devolve o que sobrou.

Como controlar sem confusão

• Registre cada adiantamento com data, valor e motivo.
• Mantenha o saldo de cada pessoa à vista. Saldo é o que foi adiantado menos o que já foi abatido ou devolvido.
• Permita o abatimento parcial. Se a despesa é maior que o saldo, o saldo abate e o resto é pago em dinheiro.
• Registre a devolução. Quando o colaborador devolve o que sobrou, dê baixa no saldo.
• Deixe o financeiro decidir. Nem todo pagamento precisa usar o saldo: quem paga escolhe caso a caso.

O que evitar

Adiantamento sem registro, saldos "de cabeça" e acerto só no fim do ano. Quanto mais tempo passa, mais difícil é reconstruir o que aconteceu.

No Volta, o financeiro lança o adiantamento, vê o saldo de cada colaborador e, na hora de pagar, escolhe se abate do saldo, inclusive parcialmente. O colaborador consulta o próprio saldo no WhatsApp. Conheça o Volta.