Nota fiscal ou recibo: o que aceitar no reembolso?

Um dos pontos que mais gera dúvida no reembolso é o comprovante: serve cupom? Recibo manuscrito? Print de aplicativo? A resposta depende da sua política e da orientação do seu contador, mas algumas regras práticas ajudam.

Comprovantes mais comuns

• Nota fiscal ou cupom fiscal: o mais completo, com estabelecimento, data, itens e valor.
• Fatura de hospedagem ou de aplicativo de transporte: costumam trazer os dados necessários.
• Recibo: aceite com dados mínimos (quem recebeu, valor, data e descrição do serviço).

Defina na política

1. Quais documentos são aceitos.
2. A partir de que valor o comprovante é obrigatório.
3. Como tratar despesas sem comprovante (por exemplo, pedágio e estacionamento pequenos).
4. O prazo para enviar o comprovante.

Problemas frequentes

• Foto ilegível: peça outra foto com o valor total visível.
• Nota duplicada: a mesma nota enviada duas vezes ou por pessoas diferentes. Um bom sistema detecta a repetição antes de pagar.
• Valor diferente do informado: o colaborador digita um valor e a nota mostra outro. Vale um alerta para o financeiro conferir.
• Nota de outra data ou de outro estabelecimento: confira antes de aprovar.

Quanto mais cedo esses problemas aparecem, mais barato é resolvê-los. No Volta, a IA lê a nota, avisa sobre duplicidade e mostra ao financeiro qualquer divergência entre o valor informado e o da nota. Veja como funciona.